2019年5月19日
結婚式の日時や場所をゲストに伝え、出欠確認をするために欠かせないツール＝招待状。封筒に式の詳細や返信用はがきを封入して、郵送でやりとり。それが当たり前だった招待状界に新登場したのが、招待状機能をWEB上にまとめた「WEB招待状」です。WEB招待状を利用することにより、手配の手間を大幅に減らすことができる上、招待状費用の節約にもつながります。今回は、費用や手間の他に表現の自由度も高いWEB招待状の作成方法や活用方法について紹介します！
招待状を郵送で送る場合は「結婚式の「招待状」ちゃんと送れる？知っておくべき基本マナー」を参照ください。
目次
・WEB招待状とは？
・WEB招待状の種類
・WEB招待状の活用方法
目次
WEB招待状とは？
WEB招待状は新郎新婦専用のホームページを作り、メールやLINEなどメッセージでホームページのURLを送って使用します。制作から送付、出欠確認、当日の会場までの案内etc…、式に招くにあたって必要なことが一つになった便利なツールです。
新郎新婦側だけではなくゲスト側からも、招待状の紛失、持参忘れなどがなくなる、スマホ・PCなどを使っていつでもどこでも簡単にアクセスできる…などメリットがたくさんあり、とても便利。
以前までは二次会では利用されるケースがほとんどでしたが、最近では披露宴にもWEB招待状を利用する人が増えてきています。
WEB招待状の作成手順
- デザインや文章の作成
- 完成後のURLをメールやLINEなどのメッセージアプリで招待ゲストに送信
あとはゲストからの返信を待つだけです。自動集計で出欠や未返信ゲストもチェックします。初心者の方でも簡単に作成ができ、自分たちが使いたい写真や動画も自由に取り込むことができます。簡単なものであれば、テンプレートを使用して必要な項目を入力するだけなので、10分程度で作成可能なのです。
ゲスト側の返信も簡単に行うことができます。招待状のURLを受け取ったゲストは、事前に新郎新婦が設定した内容を返信フォームで入力するだけです！
・出欠席の回答
・住所と氏名
・送迎バスの利用の有無
・食事のアレルギーに関する質問
結婚式の詳細や地図など、スマホやPCからいつでも見ることができるので、紛失や持参忘れの心配もいりません。
また、返信内容は自動集計された管理画面で一元管理ができ、この集計データのリストを年賀状や宅配引出物の住所録として活用もできるのです。
作成費用
WEB招待状サービスを提供している業者によって利用料金が異なり、無料の物もあれば有料の物もあります。
・無料の業者
引出物や二次会代行の決済サービスの付帯サービスとしてWEB招待状サービスを無料提供。
・有料の業者
単体のサービスとして提供している場合、利用料は五千円前後が相場。
WEB招待状のメリット
招待状費用を格段に抑えられる
業者によっては結婚式アイテムの付帯サービスとして無料で利用ができる上に、クオリティも無料とは思えない高さです。
WEB招待状は何人に送っても料金は同じですので、切手が不要なWEB招待状は返信ハガキの切手・招待状を郵送するときの切手を用意する必要がなくなります。例えば、招待ゲストが70人なら1万円前後も節約をすることができるのです。
出欠管理が自動でできる
紙の招待状では出欠席の集計を手作業で行わなければなりません。相当な手間がかかりますよね。ですが、WEB招待状はすべて自動で集計をしてくれます。
出席数・欠席数・未返信の人数の集計がリアルタイムで可能なため、招待ゲストの多い結婚式ではとても役に立つでしょう。
住所データの管理が便利
結婚式においてゲストの住所リストの作成は必須です。しかし、何十人もの住所や氏名を入力することは多大な労力がかかるだけではなく、入力ミスの発生リスクもあります。ミスが許されないので念入りなチェックが必要です。
その点、WEB招待状なら、ゲストが住所を入力します。そのため新郎新婦の入力ミスは皆無で、手入力や手書きの手間が一切ありません。住所データはそのまま年賀状や宅配引出物のリストとしても使えるため、結婚準備に追われる忙しい新郎新婦にとって、ゲストの入力した住所データをそのまま活用できるのは大変便利ですね！
動画やアニメーションなどを使って自由に表現できる
WEB招待状は新郎新婦専用のホームページです。通常のホームページと同じく、画像・イラスト・動くアニメーションなど、紙の招待状よりも表現の幅が広がります。最近は動画対応をしているWEB招待状も多いので、新郎新婦ご本人が出演してメッセージを送る方々が増えてきているようです。オリジナリティあふれる招待状を作りたいという方にはぴったりの機能といえるでしょう。
送った後も内容を修正できる
紙の招待状は、印刷後に修正や追加が一切できません。万が一修正をしなければいけない場合は、費用も時間もかかってしまいます。WEB招待状は発信後でも簡単に編集ができますし、即時反映されるので安心ですね。
やりとりがスムーズにできる
特に国際結婚の場合、国際郵便で約2週間、返信の戻りにも約2週間かかるため費用だけではなく時間も要します。その点、WEB招待状であれば即時送信ができるので、スムーズにやりとりをすることができます。
さらに、サイトによってはクレジットカードなどによる事前決済機能もついていることがあります。会費制の二次会など、出席の返信と合わせて会費の支払いを済ませてもらうことも可能です。
WEB招待状の種類
WEB招待状といっても送信方法や出欠席の集計方法には違いがあります。
この違いによってリスト管理の方法が変わるため、その違いを説明します。
2つの大きな仕様の違い
WEB招待状として提供されているサービスには、「１対１で送る招待状」「１対多人数に送る招待状」の２つのタイプがあります。それぞれの使用用途や特徴について紹介します。
結婚式のWEB招待状
結婚式で使用する場合は、1対1で送るタイプの招待状がおすすめです。
一人一人に送る招待状ページが独立しているため、個別のゲストに対して専用のメッセージやデザインページを作ることができます。
例えば【友人向け】と【上司向け】など、ゲスト別にまとめてデザイン作成・メッセージ作成・イラストの設定をすることができるのです。
リスト管理の面では、紙招待状の管理と同じような要領で行うことができます。
1対多人数の招待状と比べると手間はかかりますが、出欠席回答と同時に返信状況もリアルタイムで確認ができ、URLが外部に漏れてもその該当するURLしか影響されないためトラブルを防ぐことができます。
1人1人の出欠確認が重要な結婚式では、1対1のタイプがベストでしょう。
二次会のWEB招待状
二次会に向いているWEB招待状は、1対1でも1対多人数でもOKですが、二次会のほとんどが、披露宴の招待人数よりも多くなります。結婚式では1人でも招待ゲストの出欠が重要になってきますが、二次会では数人程度の出欠が変わったとしても影響はそこまでありませんので、二次会では1対多人数で利用されるケースが多いようです。
1対多人数の招待状の場合、1対1の招待状と比べて注意しなければならいのはリスト管理についてです。
・回答した人しかリストに表示されない
・未回答のゲストはリストに反映されず回答状況をExcelなどで別途管理する必要がある
・一人のゲストが何度も回答したり、URLが外部に漏れるとイタズラの出欠席登録をされたりする可能性がある
のようなデメリットはありますが、閲覧する招待状ページは全ゲスト共通で、招待者が10人であっても50人であっても1通分作れば良いため、手間は格段に少ないのが特徴です。
活用できる場面
WEB招待状を利用する新郎新婦が増えてきていますが、「マナー的に気になる…」「手元に残らない」「若い人には良いけど、年配のゲストにはちょっと…」と不安なこともあるでしょう。そこでWEB招待状のおすすめ活用方法を紹介します。
友人や同僚だけWEB招待状で送る
ご年配の方でもスマートフォンやパソコンを使いこなす人も多くいますが、全員が全員という訳ではありません。また、WEB招待状はカジュアルな印象があります。年配のゲストや目上のゲストには「失礼」と思われてしまう可能性ももちろんあります。
20代～40代の招待ゲストはインターネットに抵抗がない世代でしょうから、全員とはいかなくても20代～40代のゲストだけWEB招待状で送ることで、コスト面や集計の手間を削減することができます。
出欠席の返信だけWEBフォームを使う
従来通り招待状は紙で送り、出欠席の返信をWEB招待状の出欠席返信フォームで行うという併せかたもあります。特に20～30代の独身の方には喜ばれる招待状の送り方です。ペーパーアイテムであれば形として残りますが、WEB招待状の場合は期限が過ぎると閲覧ができなくなるので、記念として残しておきたいという方にも向いていると言えるでしょう。
また、郵便物を投函することを手間に感じる方も多く、出席するけど返信を忘れる方も少なくありません。そういったゲスト側の手間を考慮すると、出欠返信はWEBでしてもらうというのも一つの方法です。
具体的な併用手順
・従来の返信ハガキにWEB用の出欠回答フォームのQRコードを印刷する
・受け取ったゲストはスマートフォンで出欠の回答をする
WEB招待状も紙の招待状も両方とも送る
WEB招待状のメリットに「動画で相手にメッセージを伝えることができる」という点があります。
招待状の文章だけではなく、自分の声でゲストに招待メッセージを伝えるというのはWEB招待状ならではの利点です。
具体的な活用手順
・前撮りのときにゲストに対してメッセージを撮影する
・ゲストに動画メッセージを送り、紙の招待状も後日発送することを伝える
・紙の招待状を送る
前撮りを早めにするというカップルは、結婚式の衣裳で動画を撮影するとより素敵なメッセージ動画になりますね！
WEB招待状は新郎新婦にもゲストにも便利なツールであるため、徐々に利用者が増えています！節約にも有効的なので、興味のある新郎新婦の方は是非検討してみてくださいね！
